I tradizionali sistemi di videoconferenza sono composti da telecamera, codec, microfoni e telecomando. Il funzionamento della prima è abbastanza intuitivo: inquadra i partecipanti della sala e attraverso la modalità preset si ha la possibilità di stabilire inquadrature automatiche, senza avere la necessità di muoverla continuamente. Può dotarsi di vivavoce (microfono) oppure essere integrata ad un impianto audio. Il codec è invece un software che si occupa della codifica e/o decodifica digitale informatica. Possiamo definirlo come il “motore” pulsante del sistema di videoconferenza; contiene l’ingresso e l’uscita audio/dati/video e collega le periferiche necessarie per lo svolgimento della riunione. Un sistema di videoconferenza deve essere poi collegato ad un monitor, progettato per un uso più professionale e magari con caratteristiche di Digital Signage, che consente di promuovere un’offerta monitorandola direttamente via web. Spesso si preferisce la classica televisione, per il costo più contenuto o semplicemente perché già presente in sala.